Beleid betreffende persoonsgegevens
Ondernemingsnummer 0547 863 027
Alle vzw’s moeten vanaf 25 mei 2018 de verordening General Data Protection Regulation (GDPR) van de Europese Unie nakomen. Dit betreft databases waarin adresgegevens van leden, sympathisanten, schenkers e.a. worden bewaard.
Een vzw is in orde wanneer ze een beleid opstelt dat conform is met deze verordening en wanneer ze dat beleid ook in de praktijk toepast. Onderstaande tekst is het beleid van de vzw Het Ringgenootschap (Ringland) in deze aangelegenheid. Daarvoor is gebruikgemaakt van de documentatie en de tools die de dienstaanbieder Scwitch aan verenigingen daarvoor aanbiedt.
Dit beleid is op 5 december 2017 goedgekeurd door het dagelijks bestuur van de vereniging.
Doel van het bijhouden van de persoonsgegevens
Ringland houdt uw gegevens bij om u te kunnen informeren over de voortgang van het Ringland-project, waarvoor u interesse hebt getoond.
Gegevens die worden bijgehouden
We houden de gegevens bij die u ons hebt gegeven. Dat kan een e-mailadres zijn of dat kunnen meer gegevens zijn.
Deze gegevens worden bijgehouden in een database en kunnen op het secretariaat van de vereniging geraadpleegd worden. Regelmatig wordt een back-up gemaakt om de gegevens te beveiligen. Ze worden bijgehouden zolang de vereniging actief is of tot een persoon zijn/haar gegevens wenst te schrappen uit het bestand.
Schenkers maken hun giften over op een rekening van de Koning Boudewijnstichting, die daardoor de naam, datum van betaling en bedrag bewaart. Deze giften worden integraal gebruikt voor projecten van Ringland. Dat mechanisme bestaat om de schenkers een fiscaal attest voor hun gift te kunnen bezorgen, dat ze van de Koning Boudewijnstichting ontvangen.
Verantwoordelijke voor de persoonsgegevens
De leden van het dagelijks bestuur zijn verantwoordelijk voor de persoonsgegevens. Zij moeten er toezicht op houden, evenals op de naleving van dit beleid. Aan wie de bevoegdheid van het dagelijks bestuur toegewezen is, wordt gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
Wijze van toezicht
Elke mailing of e-mailing of ander gebruik van de persoonsgegevens wordt voorafgaand aan de verzending voorgelegd aan het dagelijks bestuur.
Gebruik van de persoonsgegevens
De persoonsgegevens worden op de volgende wijze gebruikt:
- Brieven, e-mails, digitale nieuwsbrief e.a. om informatie te verstrekken aan sympathisanten en vrijwilligers;
- Brieven, e-mails, telefonische contacten om sympathisanten en vrijwilligers te vragen om financiële steun.
Alleen de personeelsleden en de leden van het dagelijks bestuur kunnen de gegevens gebruiken voor deze brieven en e-mails.
Een elektronisch logboek wordt bijgehouden met elke selectie die gemaakt is, wanneer, door wie, wanneer de verzending heeft plaatsgevonden en wat verzonden werd naar elke selectie.
Gebruik dat uitgesloten is
De persoonsgegevens worden niet verkocht, uitgeleend, geruild of verhuurd aan derden.